Hur hanterar jag Designmallar och Designdokument inne i Mediaflow?

Här tittar vi på hur du hanterar Designmallar och Designdokument i Mediaflow och hur styr vilka bilder som kan infogas i Designmallarna.

Innehållsförteckning:

Vart hittar jag våra Designmallar?

Hur styr jag vilka bilder som kan infogas i Designmallar?

Hur skapar jag en Designmall eller ett Designdokument?

Hur laddar jag ner en bild av en Designmall eller ett Designdokument?

Hur sparar jag en version av en designmall eller ett Designdokument?

Hur sparar jag ändringar?

Hur fungerar ändringshistorik?

Hur använder jag "Dela som länk" funktionen?

Även om Designmallarna i sig fungerar på samma sätt i en portal som inne i Mediaflow så skiljer sig hanteringen av hur man sparar och delar dokumenten mellan dessa.

Vart hittar jag våra Designmallar?

Efter att vi har programmerat mallarna enligt din specifikation hittar du dem under en dedikerad mapp Designmallar > Utveckling . När dessa så småningom godkänts av er kommer de flyttas till mappen Designmallar  och kan kopieras i multipla mappar som vilken fil som helst i Mediaflow för att  t ex publiceras i en portal. 

OBS! Ta inte bort mappen Designmallar eller undermapparna eftersom dessa är specialanpassade mappar.

 
Hur styr jag vilka bilder som kan infogas i Designmallar?
För att styra vilka bilder i Mediaflow som kan infogas in Designmallar, finns det en grupp som heter "Designmallar" i Mediaflow. Lägg till gruppen för de aktuella mapparna. Detta fungerar på samma sätt som för utdelning av mappar till en portal eller integration mm. De bilder som ligger i dessa utdelade mappar kommer sen dyka upp som bilder som det går att välja bland när man arbetar med en Designmall.
Eftersom principen är den samma som för utdelning av mappar för synlighet i tex en portal så kan du läsa den här artikeln för att se hur man tänder mappar. Kom då ihåg att det för designmall är gruppen "Designmallar" som ska läggas till som grupp.

 

I mappen  Designmallar >Uppladdat från Designgenerator lagras bilder som användarna laddar upp från sina datorer in i mallen, om denna möjlighet tillåts i era mallar. Ni kan rensa i denna mapp vid behov.

 

Hur skapar jag en Designmall eller ett Designdokument?

Utifrån den programmerade grundmallen från Mediaflow så kan du välja att skapa:

1. En Designmall


Du kan redigera innehållet i grundmallen t ex genom att ändra texter och sedan spara som en egen mall. I kommande version av Designgenerator kommer du även kunna låsa enskilda fält i mallen från att redigeras. En grundmall eller mall kan aldrig redigeras utan endast sparas som en ny mall eller ett dokument. Mallen sparas som standard i den gemensamma mappen Designmallar  men du kan även dela den med andra Mediaflow användare genom att till exempel flytta den till de gemensamma mapparna och vidare dela ut till en portal.

Exempel: 
Mediaflow skapar en generell visitkortsmall. Du skapar sen mallar utifrån grundmallen för de olika avdelningarna i din organisation som du sparar och delar vidare till dina medarbetare.

En Mediaflow Designmall har filändelsen .mfpd som kan användas för att söka efter dessa filtyper.

2. Ett Designdokument


Du kan skapa ett Designdokument utifrån en mall eller ett befintligt dokument. Till skillnad från en mall kan ett dokument redigeras och sparas över i efterhand. Du kan se och gå tillbaka till tidigare versioner av dokumentet. Ett dokument sparas som standard privat i mappen Mina sparade Designmallar  men den kan även dela den med andra Mediaflow användare genom att flytta Designdokumentet till de gemensamma mapparna och även som extern länk.

Designdokument kommer aldrig visas i en Portal även  om det delas ut. Om du vill att ett Designdokument ska användas i din Portal så måste du spara detta som en Designmall

Exempel: 
Mediaflow skapar en generell affischmall. Du skapar ett dokument som ska användas i ett marknadsföringsevent som ligger i en gemensam mapp i Mediaflow där dina kollegor hjälper till med texten.

I dagsläget kan inte Designmallar delas genom en webblänk utan bara inne från dokumentet.

Ett Mediaflow Designdokumenthar filändelsen .mfdd som kan användas för att söka efter dessa filtyper

Radera en mall eller ett dokument

Mallar och dokument kan endast raderas som övriga filer i systemet genom högerklicksmenyn.

 

Hur laddar jag ner en bild av en mall eller ett dokument?

När du öppnar en Designmall eller Designdokument så kan du om du vill enbart ladda ner en bildfil och  sedan stänga webbläsarfönstret. Om man väljer att stänga fönstret så innebär det att det tillfälliga dokumentet inte sparas.

Hur sparar jag en version av en Designmall eller ett Designdokument?

Du kan alltid spara en ny version av en Designmall eller ett Designdokument. Klicka på knappen nedan.

Spara som Designdokument

Ge dokumentet ett namn. Dokumentet kommer nu att sparas privat (bara synligt för dig)

under Mina filer i mappen Mina sparade Designmallar.

Spara som Designmall

Ge mallen ett namn, den kommer att sparas i den en gemensamma mappen Designmallar .

Hur sparar jag ändringar?

Endast Designdokument kan även sparas över i versioner, Designmallar kan enbart sparas som. Så fort du har gjort en ändring i dokumentet så tänds knappen spara och du kan spara ändringarna i en ny version. Klicka på knappen nedan.

Bifoga gärna en kommentar till det nya versionen så att det blir det lättare att spåra.

Hur fungerar ändringshistorik?

Designgeneratorn har en versionshistorik som möjliggör att både granska historiken och även återgå till en specifik version av ett tidigare sparat dokument. Varje gång en ändring görs i dokumentet skapas en ny version.

Översikt över ändringshistoriken hittar du genom att klicka på texten nedan:

I översikten kan du se vilka användare som har sparat dokumentet och eventuella kommentarer. Du kan öppna tidigare version  genom att klicka på Öppna.  När du öppnar en tidigare version kan du alltid återgå till versioner som har sparats senare.  Listan uppdateras varje gång den visas utan att webbläsaren behöver laddas om.

histporik

Hur använder jag "Dela som länk" funktionen?

Det är enkelt att dela dokumentet med extern person som inte är en Mediaflow användare som ska kunna ha åtkomst till den för att granska eller redigera. Klicka på knappen Dela och fyll i e-post adress och dina uppgifter. Du kan använda kommentarsfältet för att meddela personen vad du behöver hjälp med.

 

Tänk på att all som har åtkomst till länken kan redigera dokumentet och ladda ner bildfil men inte spara som eller dela den vidare.

Nedan ser du ett exempel på en e-post från Designgeneratorn när man har delat ett dokument.

DG mail-1