Information om vilka behörigheter du kan sätta och hur de kan påverka varandra.
Innehållsförteckning:
Vilka användartyper finns det - Basic / Pro /Pro + Admin
Hur arbetar jag med rättigheter?
Hur fungerar kryss, bock och tom ruta?
Administrering av användare och grupper
Rekommenderade kontoinställningar
Vilka användartyper finns det - Basic / Pro /Pro + Admin
I Mediaflow så finns det egentligen två olika användartyper, nämligen Basic och Pro. När det gäller Pro- användare så kan sedan dessa även lyftas upp (av er själva) till Pro+admin. Nedan följer vad som skiljer dessa åt.
Basic-användare = Vanlig användare i systemet med tillgång till IOS- och Android-appen. Ni kan skapa upp till 50 st. Basic-användare utan extra kostnad.
Pro-användare = Pro-användare är utökade med telefonsupport och automatisk tillgång till olika plugins för bland annat InDesign, Office (Word och Power Point) etc. Läs mer om dessa plugins här.
En Pro-användare kan också lyftas upp till Pro + admin för utökade administrationsrättigheter. Det är dock bara de som redan är Pro + Admin som kan göra detta.
Pro + Admin = En Pro-användare som har lyfts upp till Admin-nivå har ytterligare utökade möjligheter genom att kunna aktivera Superadminläget genom att klicka på sitt namn i övre högra hörnet.
När Superadminläget är aktiverat så går man förbi alla rättigheter och ser allt som annars kan vara dolt. Detta är ett mycket bra läge för felsökning och högsta nivån av administration. Det aktiverade läget är mycket tydligt med en annan färgmarkering i överkant av fönstret.
Hur arbetar jag med rättigheter?
Du kan sätta behörighet för filer på tre olika nivåer:
• Grundläggande behörigheter för användare i en grupp, till exempel möjlighet att ladda
upp filer, indexera (sätta sökord), flytta filer, skapa mappar och liknande.
• Behörigheter på mappnivå, till exempel vilka grupper som får arbeta på specifika sätt i en mapp. Ladda upp filer, ladda ner och så vidare.
• Behörigheter på filnivå, till exempel vilka grupper som får ladda ner en bestämd fil.
Behörigheter i Mediaflow styrs inte per användare utan på gruppnivå. Den grupp man är med i bestämmer vilka behörigheter man har.
Oftast räcker det att sätta behörigheter på grupp- och mappnivå. Observera att en enskild
fil kan ligga i flera mappar samtidigt, vilket innebär att samtliga behörigheter på alla dessa
mappar avgör vad en användare får göra.
Som exempel tar vi Erik som är medlem i gruppen "Externa fotografer". Även om han skulle
ha behörighet att ladda ned bilder från en gemensam mapp, har han ändå inte behörighet
att ladda ner en av bilderna som ligger i mappen.
Detta är på grund av att Karin som är kommunikationschef vill ha koll på hur bilder i en viss mapp ska användas, och har därför lagt filen i ytterligare en mapp som hon har markerat med nekande behörighet. På så sätt kan gruppen externa fotografer enbart se men inte ladda ned den aktuella bildfilen. Behörigheterna för mappar sätter du i flikarna Mapptillgång och Mappsäkerhet, som syns i den högra infopanelen när en mapp är markerad. Systemet bygger på samma princip som för grupprättigheter.
Hur fungerar kryss, bock och tom ruta?
Det viktigaste att känna till om dessa är att ett kryss (starkt nekande) för en rättighet i en grupp gör att en bock (tillåtande) för samma (!) rättighet i en annan grupp helt enkelt inte längre gäller eftersom krysset alltid väger tyngst.
Exempel: Ni har två grupper som ni har skapat. Fotografer och Webbredaktörer. I gruppen Fotografer så har ni satt ett tillåtande bock för rättigheten "ladda upp filer". I gruppen Webbredaktörer så har ni satt ett nekande kryss för samma rättighet. Detta innebär att ingen medlem som är med i båda grupperna kan ladda upp eftersom det finns ett kryss i den ena gruppen.
När du klickar på samma kryssruta flera gånger, växlar den mellan dessa tre lägen. Som
standard är rutan "Låt undermappar ärva dessa inställningar" ikryssad. Det innebär att dina
behörighetsinställningar även appliceras på eventuella undermappar. Även nya undermappar
som skapas senare kommer att ärva dessa inställningar.
Observera att du kan neka tillgång för dig själv genom att neka "Alla användare" tillgång till mappen! - Detta kommer du som administratör runt genom att aktivera superadministratörsläget som går förbi alla begränsningar vilket gör att du även ser dolda mappar.
Utöver detta kan du även sätta vissa begränsade behörigheter utifrån färgmärkning. Exempelvis
kan du sätta att rödmarkerade filer inte får laddas ner, oavsett inställningar på
mapp och filnivå. Detta anger du i fliken Färgmärkning under inställningar.
Ett kryss (starkt nekande) väger alltid tyngst.
En bock är tillåtande (men ett kryss i en annan grupp går över).
En tom ruta är som ett svagt nekande. Det tillåts inte men en bock i annan grupp går över.
Administrering av användare och grupper
Mediaflow bygger på att varje användare är inloggad med ett eget användarnamn. Varje konto bör vara personligt för att underlätta hantering av behörigheter och spårbarhet. Ett användarkonto kan ligga med i en eller flera användargrupper för att ärva dessa gruppers behörigheter.
När du som ny användare loggar in för första gången så kan du enkelt byta lösenord genom att klicka på ditt namn uppe till höger, sedan på Min profil för att få upp rutan för att administrera din profil.
Alla användare i Mediaflow är automatiskt med i gruppen "Alla användare" och kan inte tas bort därifrån. Den gruppens behörigheter styr alltså alla användares behörigheter!
Under Grupper finns en grupp som heter Alla användare. Denna grupp är en förinställd grupp som är låst. Alla användare i Mediaflow är med i denna grupp oavsett andra tillhörigheter vilket innebär att inställningar för den här gruppen alltså gäller för samtliga användare.
Notera att en användares tillåtande behörigheter från Alla användare-gruppen kan åsidosättas genom att de får ett nekande kryss för en behörighet i en annan grupp.
Som administratör har du tillgång till avdelningarna Användare och Grupper under
Administrera-menyn uppe till höger ("kugghjulet"). Här kan du lägga till och redigera
användare respektive grupper. Du anger under användarhanteringen vilka grupper som
denne ska tillhöra.
En användare som är med i tre grupper kommer ärva dessa tre gruppers behörigheter.
Under avdelningen "Rättigheter för medlemmar i gruppen" i grupphanteringen kan du ange
vilka grundläggande behörigheter medlemmar i den aktuella gruppen ska ha. Exempel på
behörigheter är möjlighet att ladda upp filer, kunna radera filer, kunna arkivera mappar,
kunna lägga till användare och grupper etc. Varje enskild behörighet kan sättas antingen
tillåtande (en grön bock) eller nekande (ett rött kryss), eller inte alls (en tom ruta). Genom att
klicka på samma kryssruta flera gånger så växlar den mellan dessa tre lägen.
Eftersom en enskild användare kan vara medlem i flera grupper bestäms varje behörighet
utifrån behörigheterna i samtliga grupper den är medlem i. Det måste finnas minst en
tillåtande grupp för att den behörigheten ska gälla. En nekade inställning går alltid före en
tillåtande, d.v.s. om en användare är med i två olika grupper där den ena gruppen säger att
hen får ladda upp filer (tillåtande, en grön bock) och den andra att hen inte får (nekande, ett
rött kryss) så blir resultatet att hen inte får. Om däremot den andra gruppen ändras från
nekande till inget alls (en tom ruta) så blir resultatet att hen tillåts.
Det finns även möjlighet att bestämma vilka grupper som ska vara tillgängliga för andra
grupper. Det går alltså att dölja grupper av användare för varandra. Exempelvis kan ni ha
anslutna fotografer eller kunder som inte kan se vilka andra fotografer eller kunder som
finns i systemet. Detta görs under avdelningen "Tillgång till grupper & användare" i
grupphanteringen.